Written by הפקה של אירועים עם מספר מוזמנים מצומצם מחייבת היערכות מסודרת. בניגוד למה שנהוג לחשוב, דווקא באירועים כאלה יש להשקיע הרבה זמן בתכנון. כל פרט קטן מורגש היטב באירועים הללו והאורחים מצפים לקבל יחס אישי. כדאי להשקיע לפחות כמה שבועות בהפקת האירוע ולשים דגש על מספר נושאים בולטים.
הנושא הראשון הוא התאמה של אופי האולם או המקום למספר המוזמנים. יש אולמות, גני אירועים וגם מסעדות המאפשרים קיום אירועים סולידיים ואינטימיים. במקומות אלו סופרים את כמות המוזמנים והמנות לפי גודל השטח ומבטיחים שיהיה מספיק מקום גם לקבלת הפנים וגם לריקודים. מנגד, במקומות יותר מדי גדולים עלולים האורחים ללכת לאיבוד. אין סיבה לקיים אירוע של כמה עשרות מוזמנים בתוך אולם או גן המיועדים לאלפי אורחים.
קביעת התקציב עבור אירועים קטנים
הנושא השני עבור הפקת אירועים קטנים דורש קביעה והגדרה מוקדמת של התקציב. אפשר לנצל את התקציב של האירוע בתור מצפן. התקציב עוזר לתאם סדר עדיפויות, מונע בזבוז זמן ומבטיח הקצאה נכונה של משאבים. באמצעות תקציב מדויק קל יותר להפיק את האירוע וגם לתאם שירות מול ספקים חיצוניים. בתוך התקציב חשוב לגלם את הוצאות האולם, הקייטרינג, הצילום, התאורה וכדומה. דגש אחר רצוי לשים על שירותי הסעות או רכישת כרטיסי חניה עבור אורחים המגיעים לאירוע עם רכבם הפרטי.
לאחר שבוחרים מקום וקובעים את התקציב ניתן להתפנות לשלב המעשי של הפקת אירועים קטנים. זהו גם השלב המהנה ביותר, בו מחליטים איזה סוג של אירוע לערוך וכיצד לנהל את לוח הזמנים. היתרון של אירועים קטנים הוא בין היתר גמישות רבה. רצוי לנצל את היתרונות הזה ולהפיק אירועים קטנים שישאירו אצל האורחים טעם של עוד.
כתיבת תגובה